Después de la Segunda Guerra Mundial, más ó menos en la década de los 60, Toyota comenzó a aplicar unas técnicas muy sencillas pero vitales, para el buen funcionamiento de sus plantas de Automoción.
Trabajé durante 9 años en una empresa del mismo sector y allí contabilizábamos los tiempos de ejecución de tareas segundo a segundo.
Era imposible no hacerlo, por que de lo contrario, las máquinas no rendían al máximo y la productividad no era suficiente.
Por otro lado, soy una persona tremendamente ordenada. La crisis y mis sueños, me obligaron a ser también tremendamente activa.
Siempre tengo muchas cosas que hacer y necesito el orden para vivir, literalmente.
Las 5 S son las iniciales de 5 palabras japonesas, de las cuales voy a hablar en este post.
No son nada del otro mundo, pero aprovechando la experiéncia vivida en aquella planta de producción, me viene muy bien aplicarlas a mi rutina diaria, a mi vida personal .. A todo.
Siempre lo he hecho de manera natural, pero a veces va bien tomar consciencia de ello, porque aunque es algo obvio y lógico, a veces se nos pasa por alto hacerlo. Y hay que hacerlo si ó si.
Es un ciclo muy positivo y para el Scrapbooking, es más que importante tomarlo en cuenta, ya que empezamos a acumular cosas y más cosas en un espacio que en la mayoría de los casos, es muy pequeño .. Ainss.
Así que hay que aprovecharlo al máximo y tener todo a mano ( como pasa en las empresas de Automoción ), para
" Producir dentro de los márgenes de la Calidad".
He preparado algunas imágenes para que podáis visualizar y entender de manera resumida los conceptos :
Ahora, desde aquí os voy a refrescar un poco lo que ya sabéis, para disfrutar más de vuestro rincón creativo !! Porque el resultado será : Controlar la situación y crear de una manera mucho más satisfactoria !!
* Es un trabajo que no se hace sólo, y tampoco se consigue en 1 día. Hay que ser constante .. Y solo en ese momento, el ciclo dará los resultados .. Espero que os funcione, para mí es vital 😊
Hay unas frases que se utilizan habitualmente a modo de "refrán" dentro de las técnicas de las 5 S.
Comenzamos ??!!
** "When in doubt, move it out " **
Si tienes dudas, no hay duda : No lo necesitas.
El primer paso para andar este camino, es para echarse las manos a la cabeza, lo sé :
"Hay que vaciar toda la Scraproom".
Busca un buen momento y un buen rincón, para ir depositando todo lo que tienes.
Y entonces, llega la primera fase, SEIRI.
Haz 3 grupos con todas tus cosas :
1. Lo que es básico, lo que nunca podrías tener lejos de tu alcance, lo que utilizas mucho ó muchísimo, lo que siempre está en tu mesa de scrap, ya sabes. Tus cosas preferidas e importantes.
2. En tu segundo grupo, puede que hayan cosas que no has estrenado, incluso que todavía no sepas muy bien como se manejan. Herramientas grandes, papeles y adornos muy bonitos .. potingues con los que consigues resultados que SI te gustan .. etc. Cosas que no utilizas siempre que haces scrap, pero de las cuales no quieres deshacerte. Esas cosas que deben estar, porque sabes que las necesitas.
3. El grupo al que hay que prestar más atención, y el más difícil : Cosas innecesarias.
En Andalucía hay un dicho : Romero, romero .. que salga lo malo y entre lo bueno !!!
Pues eso es así, para que entre lo bueno, hay que liberar espacio.
Si no dejamos de meter cosas y más cosas .. tendremos que salir un día por la ventana, porque lo que no tenga que entrar, estará molestando.
Quien no hace Scrapbooking, no va a entender esta inquietud. Pero eso no nos interesa .. Nosotr@s sabemos lo que "duele" deshacerse de cosas .. Por eso, algunas preguntas que podemos hacernos son :
* Suelo trabajar en este estilo ? necesito estos adornos ? Si es que no, fuera.
* Necesito dos cosas parecidas ó iguales ? Disfrutaré repitiendo tanto ? No, fuera.
* Esto no es barato, y está ahí cojiendo polvo .. y si lo vendo ? Listo, a Wallapop !!
* A quien le puede hacer ilusión tenerlo, y sabes que lo disfrutará ? Regaláselo.
* Por que tengo esto guardado desde hace tanto tiempo ?? Fuera pero ya.
* No me acordaba que tenía esto !! Fuera. Obvio.
* Esto está roto, no funciona !! Ok, lo arreglas o lo tiras. A que esperas .. ? Haz algo.
* Le estoy cojiendo manía a estos papeles de tanto verlos .. Pues ya sabes, fuera.
* Esto solo lo he utilizado 1 vez. Hace mucho ?? Si. Pues quizás no te gusta .. Fuera.
* Tengo estos retales de papeles que no se que hacer con ellos .. Ni lo sabes ?! Fuera.
* Esto lo puedo aprovechar para ... Perfecto !! Pero si en 1 mes no lo haces .. Fuera.
* Estás pinturas se han secado pero son colores tan bonitos .. Argggg !! Fueraaaa
Podría estar horas haciendo preguntas y responiéndolas en negativo.
Cuesta mucho deshacerse de cosas, pero es VITAL.
Hay muchas maneras de hacerlo : Reciclar, regalar cosas a alguien, compartirlas e intercambiarlas, vender .. alterar ..
A veces, también hay que tirar cosas. Y no se llora, ok ? 1 lagrimita como mucho .. xD
Vale, entonces ya hemos hecho los descartes necesarios :
BÁSICOS
( Lo que siempre utilizamos, lo que más nos gusta y por supuesto, nuestras creaciones ).
HERRAMIENTAS Y "POR SI ACASOS"
( Lo que no fue fácil conseguir, objetos de deseo máximo y utensilios útiles preferidos que SI deben volver a la Scraproom )
COSAS INNECESARIAS
( Lo que ya no nos gusta, lo que no nos atrevimos a disfrutar y ahí sigue .. para nada. Lo que compramos compulsivamente. Lo que no funciona. Lo que molesta. Lo que siempre dio pena tirar. Lo que tanto le gusta a mi amig@. Lo que nunca utilizo .. Lo que podría vender y sacarme unos euros para comprar ese nuevo producto o capricho .. incluso unos zapatos nuevos ó tarjeta de transporte, si llega el caso ).
Es una satisfacción total !! El descarte es lo más importante, y cuanto más cosas queden fuera, más espacio bonito vamos a tener. Y vamos a disfrutar de TODO lo que nos gusta, porque todo va a ser PREFERIDO. El resto, no estará, y sienta tan biennn !!
Vamos a continuar con algo que es mucho más divertido y satisfactorio todavía. La segunda S :
** " A place for everything and everything in its place " **
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su sitio.
Vamos a ver como está el tema : Tenemos un montón de cosas innecesarias ( y tenemos que quitárnoslas de encima en un par de días, como mucho !! )
Un consejo : El recibidor de la casa es el mejor sitio para acumular esto .. cerquita de la puerta y bien visible !! jajajja
Lo bueno, es que ahora, solo tenemos dos grupos de cosas que van a volver a la Scraproom : Lo BÁSICO y lo que NOS ENCANTA. ( El resto, se quedó en el olvidooo .. lejos .. muy lejos .. )
Ahora que tenemos espacio suficiente, vamos a meter las cosas por aquí y por allá según nos parezca, tapando huecos y si es necesario, a presión.
Un bote de lápices acuarelables junto con las distress, al lado de la Big Shot. Y en la otra punta de la habitación, los troqueles. Porque lo digo yo !! Ok .. ok.
Las cartulinas, al lado de tres paquetes sueltos de sellos, con sus bolsas hechas una pena de tanto abrirlas y cerrarlas .. pero no pasa nada porque el resto de los sellos, los tenemos controlados, ahí arriba en la estantería ( ahi tirados, eh ? ), junto con los retales de papeles que me sobraron del último álbum del verano, que como los hay pequeños y a veces se caen, aprovecho para hacer ejercicio cada vez que están tirados por todo el suelo. Respira, 1, 2.
Y por ahí, en la parte de abajo del armario, pongo la regla, las tijeras, los pegamentos y mis papeles de Scrap preferidos, bien al fondo ... para que no los coja nadie, que si me descuido, se me olvida por donde andan .. Lo que más utilizo, bien guardado, por supuesto !
Esto es como ir al super y encontrarte la lejía en el mismo pasillo de la leche, junto con los ambientadores para el coche, las manzanas y los cepillos de escoba de recambio ( por que los palos están 2 pasillos por detrás, que da más emoción andar buscándolos como un@ loc@ por todas partes, si necesitamos una escoba completaaaa, a que sí ??? ) Ufff, esto es normal ??!!
Este caos, tampoco va a a ser "lo normal" en la Scraproom.
LO NORMAL ES EL ORDEN. Por lo tanto, no queda más remedio que volver a hacer grupos.
1. Lo que utilizamos mucho ( Corta y pega, herramientas preferidas, cartulinas .. )
2. Lo que utilizamos menos ( otras herramientas, pinturas especiales, adornos .. )
3. Lo que tenemos almacenado ( papeles de Scrap, montones de sellos, troqueles .. )
4. Combinaciones de grupos ( sellos + bases de metraquilato + limpiadores + tintas .. )
Antes de colocar las cosas en su sitio, hay que planificar un poco ..
Es super importante tener en cuenta lo siguiente : cada cosa debe tener un espacio asignado para ser colocada. Y cada vez que deje de ser utilizada, debe volver a ese mismo lugar.
Por ejemplo, si tenemos una Big Shot, y troqueles de varios tipos, lo suyo es que los coloquemos juntos. Vamos a troquelar ? Pues vamos al estante de los troqueles y la troqueladora. Después de troquelar, la Big Shot no se queda en la mesa, eh ?? Y en el hueco de la troqueladora, no metas papeles ni botes de pinturas, que te veo venir .. !! Si estás troquelando, ese hueco estará vacío. Y cuando hayas terminado de troquelar, la guardas y punto.
A partir de ahora, cada cosa tendrá su espacio y de esta manera, se gana tiempo, por que no hay que andar trasladando cosas de aquí para allá. Además ya no será necesario.
Hay espacio para todo, incluso más adelante, verás que te sobran huecos :
No los llenes. Déjalos vacíos .. Recuerda el romero, romero .. Si sale lo malo, que entre lo bueno. Pero si no sale nada, no entra nada !! xDD
Llegados a este punto, y con todas las cosas que nos gustan y necesitamos bien colocadas, y en los lugares adecuados .. Vamos con las Tercera S, que me parece la más "nada". Es, y no hay más que hablar :
** " Clean and inspect, inspect through cleaning " **
Limpiar e inspeccionar, inspeccionar a través de la limpieza.
Me gusta el color blanco. Me encanta. Me transmite luz, tranquilidad, serenidad y limpieza.
Después de mucho tiempo intentando amortizar tiempo y dinero, llegué a la conclusión de que en el momento de invertir en mi comodidad, debía comprar los muebles blancos. Las cajas blancas. Los archivadores blancos. Las cajas de madera, las pinté de color blanco, los marcos decorativos blancos y suma y sigue .. el color, lo ponen los papeles de Scrap y las pinturas, tintas y aquarellas .. Felicidad absoluta cuando miro mi rinconcito.
Es pequeño, muy pequeño .. pero me parece tan bonitooo !!!
Después de esta pincelada de inspiración .. Volvemos a centrarnos en la Tercera fase : La limpieza y lo que ello nos facilita la propia limpieza. Es un ciclo.
Limpiar es vital, pero no vivimos para limpiar, y no necesitamos limpiar todos los días. Por lo tanto, tenemos la "obligacion" de no ensuciar.
Al mismo tiempo, cuando limpiamos, descubrimos cositas que hay deshechar, reparar, modificar .. etc.
Lo importante de esta S, es ser eficaces. Cuando estás trabajando en una planta de Automoción, por ejemplo en una cadena de montajes, eres como un robot.
Debes producir, y producir bien. La CALIDAD en lo que estás produciendo lo es TODO.
Como la base de mi conocimiento de Las 5 S, fue en una célula de montajes, voy a poneros en situacion:
Imaginaros que estamos sentad@s, delante de una máquina con un plato giratorio, donde hay que colocar 5 piezas de diferentes pesos y tamaños en 5 huecos diferentes. Y todo esto, en "x" segundos, porque hay que asumir una productividad "x" piezas al minuto, a la hora, al dia, a la semana .. etc.
Tenemos al lado un bote de alcohol y un algodón, un destornillador, una caja roja donde pone "Scrap". También, un par de hojas para rellenar la productividad y las incidencias.
Necesitamos una carpeta ( con 2 separadores ) para colocar esas hojas cuando terminemos de anotar todo. Y esa carpeta estará en un mueble, pegada al suelo, donde no moleste, porque sólo se abrirá 1 ó dos veces al día. No importa tenerla lejos.
Necesitamos colocar 5 piezas en cada vuelta del plato giratorio, y tenemos 2 piezas que pesan, y tres que no pesan. Además, las que no pesan son 1 grande y dos pequeñas.
Y esto, lo vamos a hacer unas 2000 veces al día.
Me voy a poner a pensar, de que manera puedo mantener el ritmo que necesito ??
En este caso, solo tengo una opción : Ser ordenada.
Tengo que colocar las 2 piezas que pesan, así que colocaré las cajas donde las tengo almacenadas y las pondré a mi izquierda y a mi derecha. Cogeré cada una con una mano, para compensar. Y las iré colocando en sus huecos, antes de que el plato gire.
Como las otras 2 son pequeñas, las podré cojer con una sola mano, con lo cual colocaré las 2 cajitas llenas de piezas al lado derecho. Y la otra caja, al izquierdo. De esta manera, moveré ambas manos, y cogeré las 5 piezas en 2 movimientos alternativos : cajita y al plato, cajita y al plato .. Automaticamente el plato girará. Repito, repito ... Y así.
Con esto, voy a ganar tiempo y estaré tranquila porque todo estará estudiado, y dispongo de algunos segundos para asumir problemas que puedan surjir. En el caso de que alguna de esas piezas sea defectuosa, o esté sucia, podré deshecharla ó limpiarla, y mi plato seguirá girando con piezas, porque me sobrarán algunos segundos .. ya que estoy colocando todo de una manera muy ordenada y esto me ayuda a ser rápida.
No puedo permitirme acumular piezas y más piezas sucias. Debo identificarlas y limpiarlas sobre la marcha. De lo contrario, empezaré a amontonarlas, la máquina seguirá corriendo, me agobiaré, se me llenará la caja del Scrap, no podré vaciarla, la máquina girará vacía, los sensores no detectarán los elementos, se bloquearán, me pondré nerviosa, se me caerá el bote de alcohol encima de los papeles, las máquinas empezarán a fallar y saltarán las alarmas .. ni no ni no ni no !!!! STOP !!!!! RELAX.
Vámonos a la Scraproom. Vamos a limpiar sobre la marcha .. Es un momentito. Si el pincel de agua está un poco sucio, desmóntalo. Limpialo bien, y no dejes que tus trabajos se estropeen. Si tus botes de pintura están sucios, puede ser que al abrirlos, te manches las manos, y vayas manchando pinceles, fotos, todo. Ser caotic@ es divertido .. pero es muy arriesgado. Si eres como yo, que necesitas tener todo bajo control .. toma nota y no dejes de limpiar.
Además, llegarás a " la producción ", con tus layouts, tu Project Life, tus encargos, regalos .. y eso sienta tannnnnn bien !!! El Scrapbooking es un hobby muy bonito, es para estar relajado y dejar que todo fluya .. Vamos a amortizar el tiempo, no ??
* Curiosidades de la vida : Llevo desde los 19 años utilizando la palabra Scrap en mi día a dia. En las plantas de Producción Automovilística, las piezas defectuosas, son denominadas " Piezas de Scrap", y suele haber un lugar asignado para depositarlas antes de desecharlas ó reciclarlas. Que cosas verdad ? Llevo casi 20 años ya viviendo de ello !! De jovencita, tenia que evitar el Scrap a toda costa para mantener mi puesto de trabajo, y ahora, cuanto más Scrap hago, más aprendo y mejor me va !! Omgggg )
Vamos a crear un patrón, a partir de las 3 S aprendidas.
Ese patrón, se convierte automáticamente en la Cuarta S :
** " Make up the rules, follow and enforce them " **
Compensar las reglas, seguirlas y cumplirlas.
Normalizamos.
No es raro que a casi tod@s los que hacemos Scrapbooking, nos gusten esas fotos preciosas de Scraprooms hiper - ordenadas, con detalles de colores suaves, lucecitas, carpetas idénticas bien colocadas, por colores, todo tan inspirador y con claridad absoluta !! Donde
crees que podrías pasarte horas y horas haciendo Scrap tan agustito .. observando con que simplicidad está todo colocado. Pues ya lo puse en cursiva : Tú
crees que puedes, pero no.
Por que esa NO es tu Scraproom, ni la mía .. Es la de otra persona, que se lo ha trabajado día a día.
Es, simplemente, el espacio de relax y disfrute de una persona práctica y que le gusta la tranquilidad. Que sabe que para vivir tranquilamente, hay que ser ordenad@. Y que hay que dejar espacios sin rellenar, porque lo mucho, agobia.
Para crear y disfrutar de ello .. hay que tener espacio libre para el aire .. Aire para respirar .. Y como nos gusta lo bonito, no está de más que nuestro espacio sea tambien bonito .. Por que no ?? Yo lo intento cada día .. Por que me encanta ver las fotos y vídeos de esas personas .. y si ellas pueden tener un rincón precioso, yo también !! ( aunque el mio sea solo el 30% de esas habitaciones de caramelo .. que ya lo seee !! 😑😑 )
Haciendo balance :
1. SEIRI - Hemos vaciado la habitación, nos hemos deshecho de un montón de cosas y hemos decidido lo que vamos a volver a colocar dentro.
2. SEITON - Hemos colocado los básicos bien cerca. Lo que menos utilizamos, en la parte más alta ó más baja del armario, por ejemplo. Por último, las cosas que agrupamos, como los sellos, los eyelets .. juntos.
3. SEISO - Limpiamos y no ensuciamos. Y si ensuciamos, lo limpiamos. No luego .. no mañana .. No el mes que viene ... Ehh ?? Jajja Si nos gustan los trabajos limpios, necesitamos limpieza.
Ejemplo : Tengo 3 paquetes de sellos pero me quedan 2 fundas de plástico libres en la carpeta archivadora. Todos los sellos de todos los paquetes no me gustan .. pero los vendían así .. Pues creamos un paquete nuevo. Descartamos, y colocamos en los plásticos protectores los preferidos. Luego, nos deshacemos del resto.
Ejemplo : Metemos los brads, eyelets y pinzas en botes ? Pues los ponemos todos en la misma estantería. Y si no tenemos espacio para tantos botes, simplificamos. Nos deshacemos de piezas, ó nos deshacemos de botes .. Liberamos espacio.
Ejemplo : Tenemos un montón de fichas de Project Life. Hemos encontrado una caja para colocarlas, pero ahora resulta que no caben todas !!!
El espacio es el que es, y no hay más. Si no cabe todo, empieza el ciclo de nuevo .. Y no pasa nada. Además en cada paquete suelen venir repetidas .. Siempre podrás hacer un sorteo online y tod@s te lo agradeceremos !! xDD
La liberación de espacio, la colocación a conciencia de las cosas, la limpieza y el mantenimiento de la misma, deben ser una rutina a seguir. Ese ciclo se va repitiendo, a medida que avanzamos en CUALQUIER ASPECTO DE LA VIDA.
Se aplican al trabajo, donde como veis, es un hecho. Pero encajan perfectamente a la hora de plantearnos una mejora de la Scraproom !!
.. Y a la lista de contactos del teléfono movil, a la nevera, al necesser del make up, a las personas que queremos que formen parte de nuestra vida, a las obligaciones en general ... a todo.
Ahora, ya sabemos lo que tenemos que hacer y tenemos un modelo a seguir cuando necesitemos poner orden :
Selección y Descarte / Organización / Limpieza / Estandarizar
Y Repetir. Y repetir. Y repetir ...
Si os ha gustado la teoría y lo ponéis en práctica .. Podréis disfrutar de la Quinta S :
** " Part of daily work and it becomes a habit " **
Trabaja en ello dia a dia y se convertirá en un hábito.
A partir de ahora, esto va a ser " lo normal '. Tenemos que acostumbrarnos a hacer las cosas bien, por muchas razones !!
En la planta, como en cualquier empresa, teníamos unos objetivos que cumplir.
En mi vida personal y laboral, también los tengo. Obviamente, todos los tenemos. Yo los anoto en la agenda, por que preparar talleres implica dedicar tiempo a muchas cosas. Hay que organizarse bien para que después del trabajo, los talleres, las colaboraciones, los encargos, y unos cuantos etcéteras .. quedé tiempo para vivir la vida propia.
Por eso, necesito adaptar estas reglas básicas al lugar de trabajo. Sin orden, estoy pérdida .. y en gran parte, necesito dedicar tiempo al lugar donde realizo el 50% de mi trabajo : La Scraproom ( O Scrap-corner, mejor dicho .. jjjjj )
Aplicando las 5 S a nuestro rincón creativo, se consiguen muchas cosas positivas :
* Más espacio : Ahora puedo meter más cosas nuevas .. ( pero no lo haré !! )
* Conocimiento del material : Si, tengo 2 veces lo mismo. No, no me acordaba .. Pff.
* Una Scraproom más bonita : Aver, donde hay un #retoscraproom para lucirla ??
* Orgullo : Disfruto de las decoraciones, por que antes no cabía ni una flor .. !!
* Positivismo : Risa tonta cada vez que miro mi álbum de sellos ordenados !!
* Disfrutar más : Hasta la papelera llena de papeles me queda bien en este hueco !!
* Rapidez : Necesito las aquarellas y el pinc .. Mezclando agüita, amarillo .. rosa ..
* Comodidad : Voy a cojer la tinta rosa, ya la he usado, ya la he dejado donde estaba.
* Menos estrés : Si que me va a dar tiempo terminar este reto hoy, y lo subo !
* Más ideas : Cuantas más ideas se me ocurren, más ideas se me ocurren !!
* Más ganas de hacer Scrap : Vaya dia .. Ahora me ducho, ceno, y me pongo un rato !!
* Menos miedo de hacer Scrap : No me va a quedar mal, me va a quedar precioso.
* Más aprendizaje : Me apetece hacer Scrap, no paro, y no dejo de experimentar !!
* Más ideas para organizar : De momento lo tengo así, pero lo cambiare en breve.
* Más satisfacción personal y derivados : Me siento bien, es decir, se sienten bien.
* Menos depresión : Voy a ir dejando los marrones .. Probaré con amarillo y fucsia :))
* Más compartir en redes sociales : Yo esto lo tengo así .. y lo otro asá. Y vosotr@s ?
* Más posibilidades de ganar premios : No puedo dejar de crear. Me apunto a todo.
* Más productividad : Hoy terminé las tarjetas que me pidieron, pim, pam, y listo !
* Más creaciones : Lo tengo todo controlado, cojo esto, guardo lo otro y avanzo.
* Menos defectos/ menos errores : Ahora no ordeno, solo miro tutoriales.
* Menos accidentes : Tenía el tapón roto y no me acordaba .. Si lo hubiese cambiado ..
* Menos movimientos innecesarios : Antes lo tenía en una caja .. 3 horas para cojerlo.
* Menos tiempo perdido : Quiero hacer embossing, no estar buscando las cosas !!
* Menos tiempo para cambiar de herramientas : Cúter, tijeras y pincel ? Aquí.
* Menos tiempo para recoger : Esto aquí, esto aquí, esto aquí, y esto ahí. Ole ahí !!
* Menos discusiones : Ya era hora de que quitases eso de en medio. Pues si .. cierto.
* Menos cosas/ más ingenio : Tenía uno .. pero hice limpieza. Me las apañaré .. jiji
* Más creatividad : Tengo un espacio genial, se me ocurren un montón de cosas ...
En Automoción, se busca completar el ciclo, basándonos en " la mejora continua".
En el Scrap, va a ser exactamente igual .. Mejorar.
De momento, aquí tenéis los conceptos básicos de las 5 S, y espero que aunque es por todos conocida la teoría, os haya parecido interesante este enfoque y sobre todo lo pongáis en práctica !
Recordad el orden del ciclo y aunque sepamos que es así, a veces va bien repasar la teoría para luego ponerla en práctica 😊😊
Si os ha gustado, os ha parecido interesante, útil, si pensáis llevarlo a cabo, si tenéis dudas, si queréis comentar, si no os ha gustado, si queréis aportar alguna idea más .. Lo que sea !!! Espero y estoy deseando leer vuestros comentarios !!
A mi me funciona, espero que vosotr@s os funcione también !! 👍👍👍
Gracias 💖
